Privacy Policy

Version 1, 28.02.2025

English translation below.

 

Datenschutzerklärung: Veranstaltungsorganisation (Indico)

Ggf. sind veranstaltungsspezifische Datenschutzinformationen vorhanden. Diese können Sie auf den jeweiligen Indico-Veranstaltungswebseiten unter dem Menüpunkt „Privacy Information“/"Informationen zum Datenschutz" einsehen.

Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Anmeldung für Veranstaltungen, sofern die jeweilige Veranstaltung keine spezifischeren Informationen veröffentlicht hat.

Sie informiert über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Mit dieser Datenschutzerklärung kommt die Digital Research Academy ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

 

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für das Angebot der Webseite ist die DRA Digital Research Academy GmbH. Sie wird durch ihre Geschäftsführerinnen vertreten.

Digital Research Academy
Bayerstr. 77c
80335 München

Email: hello@digiresacademy.org 

Tel: +49 (0)177 4068203
https://digital-research.academy 

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

2. Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Nutzung dieser Event-Plattform verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

a) Registrierung und Veranstaltungsverwaltung

Zur Anmeldung und Verwaltung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung erheben wir:

• Erhobene Daten: 
  • Pflichtangaben: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, etc. Sie sind mit einem Sternchen “*” gekennzeichnet.
  • Freiwillige Angaben: Details, die für die jeweilige Veranstaltung benötigt werden, z.B. Allergien, Details zur Person oder Vorkenntnisse.
• Zweck: Organisation der Veranstaltung, Erstellung von Teilnehmerlisten, Versand von Bestätigungen
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Die erhobenen Angaben variieren pro Veranstaltung. 

b) Kommunikation mit Teilnehmenden

Um Sie über eventbezogene Informationen zu informieren, verarbeiten wir:

• Erhobene Daten: E-Mail-Adresse, Name, Veranstaltungsinformationen
• Zweck: Zusendung von Updates, Erinnerungen oder relevanten Dokumenten
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (z. B. für Newsletter)

c) Eventdokumentation (z. B. Foto- oder Videoaufnahmen)

Falls während der Veranstaltung Foto- oder Videoaufnahmen gemacht werden:

• Erhobene Daten: Bilder, Videos, ggf. Namen und Präsentationen der Referenten
• Zweck: Berichterstattung, Dokumentation oder Veröffentlichung auf Webseiten oder Printmedien
• Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Falls Sie Foto- oder Videoaufnahmen widersprochen haben, werden Fotos und Videos von Ihnen möglichst vermieden, gegebenenfalls gelöscht und nicht weiterverarbeitet.

Teilnehmende der Veranstaltung haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass sie nicht aufgenommen werden möchten bzw. dass ihre Aufnahmen nicht veröffentlicht werden sollen. 

c) Feedback und andere Umfragen

Im Rahmen der Veranstaltung oder von Forschungsprojekten können wir Sie um Feedback oder die Teilnahme an Umfragen bitten. Dabei verarbeiten wir:

• Erhobene Daten (je nach Umfrage variabel): Veranstaltungstitel, Feedback-Antworten
• Zweck: Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen, Auswertung von Teilnahmeerfahrungen, wissenschaftliche Forschung
• Rechtsgrundlage:
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie freiwillig an einer anonymen oder personalisierten Umfrage teilnehmen.
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wenn wir aggregierte, nicht-personenbezogene Daten zur Verbesserung unserer Veranstaltungen nutzen.

Hinweis: In manchen Fällen sind Feedback-Umfragen anonym. Falls personenbezogene Daten erhoben werden, informieren wir Sie vor der Teilnahme über die konkreten Verarbeitungszwecke.

d) Automatisch erfasste Daten

Beim Absenden von Formularen auf der Event-Plattform werden aus Sicherheits- und Nachweiszwecken folgende Daten automatisch gespeichert:

• Erhobene Daten:
  • Bestätigung der Einwilligungserklärung (falls erforderlich)
  • Datum und Uhrzeit des Absendens des Formulars
  • Ggf. IP-Adresse des Nutzers
• Zweck:
  • Nachweis der erteilten Einwilligung (z. B. zu Datenschutzbestimmungen oder Teilnahmebedingungen)
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und Schutz vor Missbrauch
  • Nachvollziehbarkeit von Registrierungen oder Änderungen
• Rechtsgrundlage:
  • Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – Nachweis der Einwilligung
  • Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention

Hinweis: Diese Daten werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken verwendet und nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

3. Datenübermittlung

Die Anmeldedaten werden den Organisator:innen der Veranstaltung zur Verfügung gestellt, indem sie lesenden Zugriff erhalten, um die ordnungsgemäße Organisation der Veranstaltung sicherzustellen. Die Organisator:innen können auch Personen außerhalb der Digital Research Academy sein. Bei Veranstaltungen können die Beiträge der Vortragenden zum Zweck der Begutachtung internen und externen Gutachtenden übermittelt werden die durch die Organisator:innen bestimmt werden.

Zur ordnungsgemäßen Abrechnung kann eine von den Teilnehmenden unterschriebene Teilnehmerliste mit Namen, Vornamen und der Organisationszugehörigkeit an die Förderer einer Veranstaltung übermittelt werden.

Über die Tagung hinweg kann die Kurzbeschreibung der Tagung mit Teilnehmerzahlen und allgemeinem Hinweis auf die Organisationen der Teilnehmende auf Web-Seiten der Digital Research Academy veröffentlicht werden.

Bild- und Filmaufnahmen werden wie oben beschrieben in Print- und Onlinemedien der Digital Research Academy veröffentlicht.

Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrages gemäß Art. 28 EU-DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die im Rahmen der Anmeldung und Veranstaltung verarbeiteten Daten werden gemäß Aufbewahrungsfristen von Akten der Digital Research Academy nach Ablauf von 5 Jahren nach Durchführung der Veranstaltung gelöscht bzw. − wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen − vernichtet.

Sofern Sie zugestimmt haben, werden die Kontaktdaten "Anrede", "Titel", "Vorname", "Nachname", "Organisation", "Position", "Telefon" und "E-Mail" für den Zweck von Evaluationen und der Kontaktpflege bis auf Widerruf gespeichert.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Im Rahmen der DSGVO haben Sie als betroffene Person die folgenden Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden. Falls dies der Fall ist, haben Sie das Recht auf Auskunft über:

• die Verarbeitungszwecke
• die Kategorien der verarbeiteten Daten
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
• die geplante Speicherdauer oder die Kriterien für deren Festlegung
• Ihre Rechte (Berichtigung, Löschung, Widerspruch)

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z. B. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine andere rechtliche Grundlage für die Verarbeitung gibt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, z. B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie können diese Daten auch an einen anderen Verantwortlichen übermitteln lassen.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden die Verarbeitung dann einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Falls die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies betrifft jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem Sie wohnen, arbeiten oder wo der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat, eine Beschwerde einzureichen.

Hinweis:
Um Ihre Rechte auszuüben, können Sie sich jederzeit an die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten wenden. Wir werden Ihre Anfrage gemäß den gesetzlichen Fristen bearbeiten.

 

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.

 

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Privacy policy: event organization (Indico)

Event-specific data protection information may be available. You can view this on the respective Indico event websites under the menu item "Privacy Information".

General information

This privacy policy describes the processing of personal data when registering for events, unless the respective event has published more specific information.

It provides information about the type, scope and purpose of the collection and processing of your personal data.

With this privacy policy, the Digital Research Academy fulfills its duty to provide information in accordance with Article 13 of the EU General Data Protection Regulation (GDPR). With regard to the terms used in the following, e.g. "personal data", "processing", "controller", etc., please refer to the definitions in Article 4 of the EU GDPR.

 

1. contact details

DRA Digital Research Academy GmbH is responsible for the website. It is represented by its managing directors.

Digital Research Academy
Bayerstr. 77c
80335 Munich

Email: hello@digiresacademy.org

Tel: +49 (0)177 4068203
https://digital-research.academy 

If you have any questions about data protection or the exercise of your rights, you can contact us at any time using the contact details above.

2. information on the personal data processed

We process the following personal data when you use this event platform:

a) Registration and event management

We collect data for the registration and administration of your participation in the event:

• Data collected: 
  • Mandatory information: First and last name, e-mail address, etc. They are marked with an asterisk "*".
  • Voluntary information: Details that are required for the respective event, e.g. allergies, personal details or previous knowledge.
• Purpose: Organization of the event, creation of participant lists, dispatch of confirmations
• Legal basis: Contract fulfillment pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b GDPR

The data collected varies per event. 

b) Communication with participants

In order to inform you about event-related information, we process:

• Data collected: E-mail address, name, event information
• Purpose: Sending updates, reminders or relevant documents
• Legal basis: Performance of contract pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b GDPR or consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a GDPR (e.g. for newsletters)

c) Event documentation (e.g. photo or video recordings)

If photographs or video recordings are made during the event:

• Data collected: Images, videos, names and presentations of speakers if applicable
• Purpose: Reporting, documentation or publication on websites or print media
• Legal basis: Legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f GDPR or consent pursuant to Art. 6 para. 1 lit. a GDPR

If you have objected to photo or video recordings, photos and videos of you will be avoided as far as possible, deleted if necessary and not processed further.

Participants in the event have the right and the opportunity to inform the photographers at any time that they do not wish to be photographed or that their photographs should not be published. 

c) Feedback and other surveys

As part of the event or research projects, we may ask you for feedback or to take part in surveys. In doing so, we process

• Data collected (variable depending on the survey): Event title, feedback responses
• Purpose: Improvement of future events, evaluation of participation experiences, scientific research
• Legal basis:
  • Consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR): If you voluntarily participate in an anonymous or personalized survey.
  • Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR): When we use aggregated, non-personal data to improve our events.

Note: In some cases, feedback surveys are anonymous. If personal data is collected, we will inform you of the specific processing purposes before you participate.

d) Automatically collected data

When submitting forms on the event platform, the following data is automatically saved for security and verification purposes:

• Data collected:

  • Confirmation of the declaration of consent (if required)

  • Date and time the form was sent

  • IP address of the user, if applicable

• Purpose:

  • Proof of consent given (e.g. to data protection provisions or conditions of participation)

  • Ensuring IT security and protection against misuse

  • Traceability of registrations or changes

• Legal basis:

  • Fulfillment of legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR) - Proof of consent

  • Legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR) - IT security, prevention of misuse

Note: This data is used exclusively for the above-mentioned purposes and is deleted after the statutory retention periods have expired.

3. data transmission

The registration data will be made available to the organizers of the event by granting them read-only access to ensure the proper organization of the event. The organizers may also be persons outside the Digital Research Academy. At events, the speakers' contributions may be sent to internal and external reviewers designated by the organizers for the purpose of review.

For proper accounting, a list of participants signed by the participants with their surnames, first names and organizational affiliation can be sent to the sponsors of an event.

During the conference, a short description of the conference with the number of participants and a general reference to the participants' organizations can be published on the Digital Research Academy website.

Image and film recordings will be published in the Digital Research Academy's print and online media as described above.

If technical service providers are given access to personal data, this is done on the basis of a contract in accordance with Art. 28 EU GDPR.

4. duration of processing/data erasure

The data processed as part of the registration and event will be deleted or - if the data is in the form of paper documents - destroyed in accordance with the retention periods of Digital Research Academy files after 5 years have elapsed since the event was held.

If you have given your consent, the contact data "salutation", "title", "first name", "surname", "organization", "position", "telephone" and "e-mail" will be stored for the purpose of evaluations and contact maintenance until further notice.

5. your rights as a data subject

Under the GDPR, you as the data subject have the following rights with regard to your personal data:

Right to information (Art. 15 GDPR)

You have the right to obtain confirmation as to whether and which personal data we are processing. If this is the case, you have the right to information about:

• the purposes of processing
• the categories of data processed
• the recipients or categories of recipients of the data
• the planned storage period or the criteria for determining it
• Your rights (rectification, erasure, objection)

Right to rectification (Art. 16 GDPR)

You have the right to request the rectification of inaccurate personal data or the completion of incomplete personal data.

Right to erasure (Art. 17 GDPR)

Under certain circumstances, you may request the erasure of your personal data, e.g. if the data is no longer necessary for the purposes for which it was collected or if you withdraw your consent and there is no other legal basis for processing.

Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)

You have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. if you dispute the accuracy of the data or if the processing is unlawful.

Right to data portability (Art. 20 GDPR)

You have the right to receive the personal data that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format. You can also have this data transmitted to another controller.

Right to object (Art. 21 GDPR)

If we process your personal data on the basis of a legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR), you can object to this processing at any time. We will then cease processing unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that outweigh your interests, rights and freedoms.

Right to withdraw consent (Art. 7 (3) GDPR)

If the processing of your personal data is based on your consent, you can withdraw this consent at any time with effect for the future. However, this does not affect the lawfulness of the processing that took place before you withdrew your consent.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)

If you believe that the processing of your personal data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State in which you reside, work or where the alleged violation took place.

Notice:
To exercise your rights, you can contact us at any time using the contact details provided in this privacy policy. We will process your request in accordance with the statutory deadlines.

 

Validity of this privacy policy

We reserve the right to amend this privacy policy in order to adapt it to changes in relevant laws or regulations or to better meet your needs. Please therefore note the current version number of the privacy policy.